Informationspflicht
nach Artikel 13 DS-GVOArbeitnehmer / Einstellungsverfahren
1. Verantwortlicher
marcapo GmbH
Bahnhofstraße 4, 96106 Ebern
Telefon: +49 9531 9220 0
E-Mail: info@marcapo.com
2. Datenschutzbeauftragter
Wir haben einen Datenschutzbeauftragten benannt.
THALES Rechtsanwälte.Datenschutz
Dr. Christian Szidzek & Partner
Kantstraße 38
97074 Würzburg
Tel.: 0931-46599018
E-Mail: info@thales-datenschutz.de
3. Rechte der betroffenen Personen
Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie insbesondere folgende Rechte:
- Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO),
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
- Löschung personenbezogener Daten (Art. 17 DSGVO),
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
- Datenübertragbarkeit, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen (Art. 20 DSGVO),
- Widerspruch gegen Verarbeitungen, soweit Art. 21 DSGVO anwendbar ist.
Widerruf von Einwilligungen: Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.
4. Beschwerderecht
Sie haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für nichtöffentliche Stellen in Bayern ist insbesondere folgende Aufsichtsbehörde zuständig:
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18, 91522 Ansbach
Telefon: +49 981 180093-0
E-Mail: poststelle@lda.bayern.de
5. Bewerbungsverfahren
Die folgenden Informationen gelten für das Bewerbungs- und Auswahlverfahren sowie für die freiwilligen Angebote auf unserer Karriereseite. Das Ausbildungsquiz und der WhatsApp-Kontakt werden ausschließlich in diesem Zusammenhang angeboten und nicht für Beschäftigte eingesetzt.
Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Zweck der Verarbeitung ist die Durchführung des Bewerbungs- und Auswahlverfahrens sowie die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses. Die Verarbeitung erfolgt hierfür auf Grundlage von § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG. Soweit einzelne Verarbeitungen der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage dienen, kann ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO einschlägig sein.
Soweit im Bewerbungsverfahren besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden, etwa von Ihnen mitgeteilte Gesundheitsdaten oder Angaben zu einer Schwerbehinderung beziehungsweise Gleichstellung, erfolgt dies nur, soweit hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht, insbesondere nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 3 BDSG, oder eine wirksame ausdrückliche Einwilligung vorliegt.
Soweit Sie uns freiwillig zusätzliche Informationen zur Verfügung stellen und die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO beziehungsweise bei besonderen Kategorien personenbezogener Daten auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 2 BDSG.
Kategorien verarbeiteter Daten
- Stamm- und Kontaktdaten,
- Bewerbungsunterlagen und Angaben zum beruflichen Werdegang, zu Qualifikationen und zur Ausbildung,
- Kommunikations- und Termindaten aus dem Bewerbungsverfahren,
- im Auswahlverfahren entstehende Bewertungen und Entscheidungsdaten,
- gegebenenfalls besondere Kategorien personenbezogener Daten, soweit diese für das Bewerbungsverfahren erforderlich sind oder von Ihnen mitgeteilt werden, sowie gegebenenfalls Gehaltsvorstellungen und freiwillig angegebene Profile in beruflichen Netzwerken.
Empfänger der personenbezogenen Daten
Innerhalb der marcapo GmbH erhalten nur die Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Durchführung des Bewerbungs- und Auswahlverfahrens benötigen. Hierzu können insbesondere die Personalabteilung, die zuständige Fachabteilung, zuständige Führungskräfte und die Geschäftsleitung gehören. Soweit gesetzlich vorgesehen oder im konkreten Verfahren erforderlich, können außerdem Interessenvertretungen einbezogen werden.
Soweit externe Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage der datenschutzrechtlichen Anforderungen an Auftragsverarbeiter. Eine Übermittlung an sonstige Dritte erfolgt nur, wenn hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht oder Sie eingewilligt haben.
Eingesetzte Dienste und weitere Verarbeitungen
Für die technische Durchführung des Bewerbungsverfahrens nutzen wir insbesondere die Recruiting-Plattform Personio SE & Co. KG, Seidlstraße 3, 80335 München. Personio verarbeitet Bewerberdaten in unserem Auftrag auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.
Freiwilliges Ausbildungsquiz zur Berufsorientierung
Für unser freiwilliges Ausbildungsquiz nutzen wir die Perspective Software GmbH. Das Quiz dient ausschließlich dazu, Besucher unserer Karriereseite bei der Orientierung und Auswahl eines für sie passenden Ausbildungsberufs zu unterstützen. Die Teilnahme ist keine Voraussetzung für eine Bewerbung und hat weder bei Teilnahme noch bei Nichtteilnahme Einfluss auf ein späteres Bewerbungs- oder Auswahlverfahren bei marcapo. Eine automatisierte Vorauswahl oder Entscheidung über Einstellung oder Ablehnung erfolgt durch das Quiz nicht. Bei der technischen Bereitstellung können insbesondere IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen, Zeitpunkt des Zugriffs und Referrer-Informationen verarbeitet werden. Diese Verarbeitung erfolgt zur sicheren und funktionsfähigen Bereitstellung des Angebots auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren, stabilen und nutzerfreundlichen Bereitstellung des Ausbildungsquiz. Sofern Sie im Anschluss freiwillig Kontaktdaten angeben, werden diese an marcapo übermittelt und ausschließlich dazu verarbeitet, Ihnen die von Ihnen angeforderten Informationen zu passenden Ausbildungsangeboten zuzusenden. Soweit diese Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Teilnahme am Quiz allein führt nicht zu einer Speicherung in unserer Bewerberverwaltung; auch die im Quiz getroffenen Auswahlen werden nicht zur Bewertung einer späteren Bewerbung verwendet.
Freiwillige Kontaktaufnahme über WhatsApp
Auf unserer Karriereseite stellen wir einen Link zu unserem WhatsApp-Account bereit. Eine Verbindung zu WhatsApp wird erst hergestellt, wenn Sie diesen Link aktiv anklicken. Die Nutzung von WhatsApp ist freiwillig und keine Voraussetzung für eine Bewerbung bei marcapo. Wenn Sie über WhatsApp Kontakt mit unserem HR-Team aufnehmen, verarbeiten wir die von Ihnen freiwillig übermittelten Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage zu Karriere- und Bewerbungsthemen. Soweit die Kommunikation der Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses dient, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG. Bei allgemeinen Karriereanfragen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Bearbeitung freiwillig an uns gerichteter Anfragen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Auf die weitere Datenverarbeitung durch WhatsApp haben wir keinen Einfluss; ergänzend gelten die Datenschutzbestimmungen von WhatsApp.
Perspective speichert die im Rahmen des Ausbildungsquiz verarbeiteten Daten nach eigenen Angaben grundsätzlich auf europäischen Servern. Perspective setzt jedoch Unterauftragsverarbeiter mit Sitz in den Vereinigten Staaten von Amerika ein, sodass ein Zugriff auf personenbezogene Daten aus den USA möglich sein kann. Soweit die jeweiligen Empfänger nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert sind, kann die Übermittlung auf Grundlage des entsprechenden Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission erfolgen. Soweit dies nicht greift oder zusätzliche Garantien erforderlich sind, werden insbesondere die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission eingesetzt. Weitere Informationen zu den eingesetzten Garantien und deren Bezugsmöglichkeiten erhalten Sie über unseren Datenschutzbeauftragten.
Weitere Einzelheiten zu Personio, Perspective und WhatsApp sowie zu den jeweils verarbeiteten Daten finden Sie ergänzend in unserer Datenschutzerklärung im Abschnitt „Verarbeitung von Bewerberdaten“ beziehungsweise in den dort verlinkten Datenschutzhinweisen der jeweiligen Anbieter.
Speicherdauer
Kommt kein Beschäftigungsverhältnis zustande, speichern wir Ihre Bewerbungsdaten grundsätzlich für bis zu 90 Tage nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens. Eine darüber hinausgehende Speicherung erfolgt nur, soweit und solange dies im konkreten Einzelfall zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Nach Wegfall dieses Zwecks werden die Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Die weitere Speicherung zur Rechtsverteidigung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Kommt ein Beschäftigungsverhältnis zustande, werden die für das Beschäftigungsverhältnis erforderlichen Daten in die Personalverwaltung übernommen. Über die weitere Verarbeitung werden Sie gesondert nach Art. 13 DSGVO informiert.
Talent Pool
Eine Aufnahme Ihrer Bewerbungsdaten in unseren Talent Pool erfolgt nur, wenn Sie hierzu ausdrücklich eingewilligt haben. Wir verwenden die Daten in diesem Fall, um Sie bei passenden Stellenangeboten kontaktieren zu können. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die im Talent Pool gespeicherten Daten werden spätestens 180 Tage nach Aufnahme gelöscht, sofern Sie nicht zuvor Ihre Einwilligung widerrufen oder einer weiteren Speicherung zugestimmt haben.
Pflicht zur Bereitstellung
Die Bereitstellung der für das Bewerbungs- und Auswahlverfahren erforderlichen personenbezogenen Daten ist notwendig, damit wir Ihre Bewerbung prüfen und über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses entscheiden können. Ohne die erforderlichen Angaben kann Ihre Bewerbung nicht oder nicht vollständig berücksichtigt werden. Freiwillige Angaben sowie die Nutzung des Ausbildungsquiz und die Kontaktaufnahme über WhatsApp sind hiervon nicht betroffen; deren Nichtnutzung hat keine nachteiligen Auswirkungen auf Ihre Bewerbung.
Automatisierte Entscheidungsfindung
Eine ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhende Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet im Bewerbungsverfahren nicht statt. Auch das freiwillige Ausbildungsquiz führt weder zu einer automatisierten Vorauswahl noch zu einer automatisierten Entscheidung über Einstellung oder Ablehnung.
6. Beschäftigungsverhältnis
Die folgenden Informationen gelten für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses.
Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Personenbezogene Daten werden verarbeitet, soweit dies zur Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Zentrale Rechtsgrundlage hierfür ist § 26 Abs. 1 BDSG. Soweit eine Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist, erfolgt sie ergänzend auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den jeweils einschlägigen arbeits-, steuer- oder sozialrechtlichen Vorschriften. In Einzelfällen kann eine Verarbeitung auf einer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 2 BDSG beruhen. Soweit eine Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützt wird, werden die konkret verfolgten berechtigten Interessen bei der jeweiligen Verarbeitung benannt.
Besondere Kategorien personenbezogener Daten, insbesondere Gesundheitsdaten, werden nur verarbeitet, soweit die Voraussetzungen des Art. 9 DSGVO und des § 26 Abs. 3 BDSG erfüllt sind. Krankmeldungen und Arbeitsunfähigkeitsdaten werden, soweit Gesundheitsdaten betroffen sind, insbesondere auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 3 BDSG verarbeitet, soweit dies zur Ausübung von Rechten oder zur Erfüllung rechtlicher Pflichten aus dem Arbeitsrecht sowie dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes erforderlich ist. Echte arbeitsmedizinische Verarbeitungen werden demgegenüber insbesondere auf Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO und die einschlägigen arbeitsmedizinischen und arbeitsschutzrechtlichen Vorschriften gestützt. Die jeweils einschlägige Rechtsgrundlage ist bei der betreffenden Verarbeitungstätigkeit angegeben.
Wesentliche Verarbeitungstätigkeiten
| Verarbeitung / Zweck | Rechtsgrundlage | Speicher-/Löschkriterium |
|---|---|---|
| Personalverwaltung und HR-Self-Service Verwaltung von Personalstammdaten, Personalunterlagen, Urlaubsanträgen und sonstigen Abwesenheiten sowie weiteren personalbezogenen Vorgängen, insbesondere über Personio. | § 26 Abs. 1 BDSG; ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit gesetzliche Pflichten bestehen | Solange für das Beschäftigungsverhältnis erforderlich; anschließend nach einschlägigen Aufbewahrungs-, Nachweis- und Verjährungsfristen. |
| Krankmeldungen und Arbeitsunfähigkeitsverwaltung Bearbeitung von Krankmeldungen, Arbeitsunfähigkeitszeiten und gesundheitsbezogenen Abwesenheiten sowie Erfüllung von Pflichten insbesondere im Zusammenhang mit Entgeltfortzahlung und Sozialversicherung; insbesondere über Personio. | Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 3 BDSG, soweit Gesundheitsdaten zur Ausübung von Rechten oder zur Erfüllung rechtlicher Pflichten aus dem Arbeitsrecht sowie dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes verarbeitet werden; ergänzend § 26 Abs. 1 BDSG und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit für die jeweilige Verarbeitung einschlägig | Solange dies für Abwesenheitsverwaltung, Entgeltfortzahlung, sozialrechtliche Nachweise oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist; anschließend Löschung nach Wegfall dieser Zwecke und Pflichten. |
| Entgeltabrechnung, Steuern und Sozialversicherung Durchführung der Entgeltabrechnung sowie Erfüllung steuer- und sozialversicherungsrechtlicher Melde-, Beitrags- und Nachweispflichten; hierbei können insbesondere DATEV und Microsoft Dynamics 365 Business Central eingesetzt werden. | Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO; § 26 Abs. 1 BDSG; einschlägige steuer- und sozialrechtliche Vorschriften | Nach den jeweils geltenden gesetzlichen Aufbewahrungs- und Nachweisfristen. |
| Arbeitszeit- und sonstige Abwesenheitsverwaltung Erfassung und Verwaltung von Arbeitszeiten, Urlaubs- und sonstigen Abwesenheitszeiten sowie Erfüllung arbeitszeitrechtlicher Nachweispflichten. | § 26 Abs. 1 BDSG; Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit gesetzliche Pflichten bestehen | Solange für Nachweis-, Abrechnungs- und gesetzliche Aufbewahrungspflichten erforderlich. |
| IT-, Kommunikations- und Kollaborationssysteme Bereitstellung und Administration von Benutzerkonten, E-Mail, Kommunikation, Zusammenarbeit, Dokumentation und digitalen Arbeitsmitteln, insbesondere über Microsoft 365, Jira und Confluence. | § 26 Abs. 1 BDSG; ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit für einen sicheren und ordnungsgemäßen IT-Betrieb erforderlich | Nutzungs- und Inhaltsdaten entsprechend dem jeweiligen Arbeits- und Dokumentationszweck; Konten und Berechtigungen bis zum Wegfall der Erforderlichkeit; gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt. |
| IT-Sicherheit, Berechtigungs- und Protokolldaten Sicherstellung des ordnungsgemäßen und sicheren Betriebs der IT-Systeme, Erkennung und Abwehr von Sicherheitsvorfällen, Verhinderung unberechtigter Zugriffe sowie Nachvollziehbarkeit sicherheitsrelevanter Vorgänge. Berechtigtes Interesse: Schutz der Beschäftigten, IT-Systeme, Unternehmenswerte sowie Unternehmens- und Beschäftigtendaten vor unberechtigtem Zugriff, Manipulation, Verlust und Missbrauch. | § 26 Abs. 1 BDSG; gegebenenfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO | Protokoll- und Sicherheitsdaten nur für den zur Sicherheitsüberwachung, Fehleranalyse, Missbrauchsaufklärung und Nachweisführung erforderlichen Zeitraum; Berechtigungen bis zum Wegfall ihrer Erforderlichkeit. |
| Zutritts- und physische Berechtigungsverwaltung Steuerung und Absicherung des Zutritts zu Betriebsräumen. Berechtigtes Interesse, soweit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO einschlägig ist: Schutz von Beschäftigten, Betriebsräumen, Unternehmenswerten und personenbezogenen Daten vor unberechtigtem Zutritt und Missbrauch. | § 26 Abs. 1 BDSG; gegebenenfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO | Bis zum Wegfall der Zutrittsberechtigung bzw. des Zwecks; etwaige Protokolldaten nur im erforderlichen Zeitraum. |
| Reisekosten und dienstliche Auslagen Abrechnung und Erstattung dienstlich veranlasster Aufwendungen sowie Erfüllung steuer- und handelsrechtlicher Dokumentationspflichten. | § 26 Abs. 1 BDSG; Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO; steuerrechtliche Vorschriften | Nach den jeweils geltenden steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen. |
| Personalentwicklung, Aus- und Weiterbildung Planung, Durchführung und Dokumentation von Qualifizierungs-, Schulungs- und Weiterbildungsmaßnahmen sowie erforderlichen Qualifikationsnachweisen. | § 26 Abs. 1 BDSG; ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit gesetzliche Nachweispflichten bestehen | Solange für Qualifikation, Nachweise und Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich; gesetzliche Nachweispflichten bleiben unberührt. |
| Arbeitsschutz und gesetzliche Schutzpflichten Erfüllung gesetzlicher Arbeitsschutz-, Fürsorge- und Schutzpflichten, soweit marcapo hierfür personenbezogene Daten verarbeitet. | Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO; soweit Gesundheitsdaten verarbeitet werden zusätzlich Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 3 BDSG und einschlägigen arbeitsschutzrechtlichen Vorschriften | Nach den jeweils einschlägigen gesetzlichen Vorgaben und nur solange die Daten für den jeweiligen Schutz- oder Nachweiszweck erforderlich sind. |
| Arbeitsmedizinische Vorsorge und Beurteilungen Durchführung arbeitsmedizinischer Vorsorge oder sonstiger medizinischer Beurteilungen, soweit gesetzlich vorgesehen. Der Arbeitgeber erhält grundsätzlich nur die für die Erfüllung seiner Pflichten erforderlichen Informationen und keine darüber hinausgehenden medizinischen Diagnosen oder Befunde. | Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO i. V. m. den einschlägigen arbeitsmedizinischen und arbeitsschutzrechtlichen Vorschriften; soweit beim Arbeitgeber selbst Gesundheitsdaten verarbeitet werden, zusätzlich § 26 Abs. 3 BDSG | Nach den für arbeitsmedizinische Vorgänge geltenden gesetzlichen Vorgaben; beim Arbeitgeber nur solange die erhaltenen Informationen für die Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich sind. |
| Betriebliche Altersversorgung Durchführung und Verwaltung betrieblicher Versorgungszusagen und damit verbundener Ansprüche und Nachweise. | § 26 Abs. 1 BDSG; ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO und einschlägige gesetzliche Vorschriften | Solange Ansprüche, Nachweis- oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. |
| Freiwillige Veröffentlichungen, z. B. Beschäftigtenfotos Veröffentlichung oder Nutzung freiwillig bereitgestellter Bild- oder vergleichbarer Daten für den jeweils konkret beschriebenen Zweck. | Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 2 BDSG, soweit eine Einwilligung erforderlich ist | Bis zum Widerruf der Einwilligung oder Wegfall des Zwecks, soweit keine andere Rechtsgrundlage die weitere Speicherung erlaubt. |
Empfänger oder Kategorien von Empfängern
Innerhalb der marcapo GmbH erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf personenbezogene Daten, die diese für ihre jeweiligen Aufgaben benötigen. Dazu können insbesondere Personalabteilung, zuständige Führungskräfte und Fachabteilungen, Geschäftsleitung sowie - soweit gesetzlich vorgesehen - Betriebsrat und Schwerbehindertenvertretung gehören.
Außerhalb des Unternehmens können personenbezogene Daten insbesondere an gesetzlich vorgesehene Empfänger wie Sozialversicherungsträger, Finanzbehörden, Behörden und Gerichte sowie - abhängig vom jeweiligen Verarbeitungszweck - an Bildungsträger, Berufsschulen, Kammern, die Agentur für Arbeit, betriebsärztliche Dienste oder Versorgungsträger übermittelt werden. Darüber hinaus setzen wir externe Dienstleister ein, insbesondere für Personalverwaltung und HR-Self-Service, Entgeltabrechnung, ERP, IT und Hosting, Kommunikation und Kollaboration, Dokumentation sowie Support. Hierzu gehört insbesondere Personio für Personalstammdaten, Personalunterlagen, Urlaubs- und Abwesenheitsprozesse sowie Krankmeldungen und Arbeitsunfähigkeitszeiten. Weitere eingesetzte Systeme umfassen insbesondere Microsoft 365, Jira, Confluence, DATEV und Microsoft Dynamics 365 Business Central. Soweit Dienstleister als Auftragsverarbeiter tätig werden, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage der datenschutzrechtlichen Anforderungen des Art. 28 DSGVO.
Drittlandübermittlung
Im Rahmen einzelner eingesetzter IT-, Kommunikations-, Kollaborations-, Personalverwaltungs- und Supportdienste können personenbezogene Daten auch in Staaten außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt oder von dort verarbeitet werden. Solche Übermittlungen erfolgen nur unter Beachtung der Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO. Soweit für den jeweiligen Empfänger ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission besteht, insbesondere bei entsprechend zertifizierten US-Unternehmen nach dem EU-US Data Privacy Framework, kann die Übermittlung hierauf gestützt werden. Andernfalls werden geeignete Garantien, insbesondere Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, eingesetzt, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Informationen zu den für eine konkrete Übermittlung eingesetzten Garantien und zur Möglichkeit, eine Kopie hiervon zu erhalten, können beim Datenschutzbeauftragten angefordert werden.
Speicherdauer
Personenbezogene Beschäftigtendaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist. Nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses werden Daten gelöscht, sobald keine gesetzlichen Aufbewahrungs-, Nachweis- oder Dokumentationspflichten mehr bestehen und die Daten nicht mehr zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind. Die konkrete Dauer richtet sich nach der jeweiligen Daten- und Verarbeitungskategorie und den hierfür geltenden gesetzlichen oder zweckbezogenen Kriterien.
Daten zur betrieblichen Altersversorgung oder zu fortbestehenden Ansprüchen können über das Ende des Beschäftigungsverhältnisses hinaus gespeichert werden, soweit dies zur Durchführung, zum Nachweis oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.
Pflicht zur Bereitstellung
Die Bereitstellung bestimmter personenbezogener Daten ist für die Begründung und Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses vertraglich oder gesetzlich erforderlich. Ohne diese Daten können arbeitsvertragliche oder gesetzliche Pflichten, beispielsweise Entgeltabrechnung, Steuer- und Sozialversicherungsmeldungen oder Arbeitszeit- und Arbeitsschutzpflichten, nicht ordnungsgemäß erfüllt werden. Soweit Angaben freiwillig sind, wird dies entsprechend kenntlich gemacht.
Automatisierte Entscheidungsfindung
Eine ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhende Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet im Beschäftigungsverhältnis nicht statt.
Zweckänderungen
Sollen personenbezogene Daten künftig für einen anderen, mit dem ursprünglichen Erhebungszweck nicht bereits erfassten Zweck weiterverarbeitet werden, werden die betroffenen Beschäftigten vor dieser Weiterverarbeitung über den neuen Zweck und die weiteren nach Art. 13 Abs. 2 DSGVO maßgeblichen Informationen informiert.
Für Verarbeitungen im Rahmen des THALES Hinweisgebersystems gelten ergänzend die gesonderten Datenschutzhinweise zum Hinweisgebersystem.
